Trong xã hội hiện đại ngày nay, thuật ngữ CRM và phần mềm CRM đã và đang được nhắc đến rất nhiều và sớm trở thành mối quan tâm của nhiều doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh hoạt động với quy mô từ nhỏ đến lớn. Vậy để tìm hiểu rõ hơn về phần mềm CRM cũng như những tính năng cần có ở một phần mềm CRM quản lý quan hệ khách hàng, hãy cùng tham khảo nội dung bài viết của Winmap DMS chia sẻ dưới đây nhé!
Phần mềm CRM đang là công cụ tiếp thị, chăm sóc khách hàng phổ biến hiện nay.
Giới thiệu chi tiết về phần mềm crm
Thế nào là phần mềm crm?
CRM viết đầy đủ là “Customer Relationship Management” nghĩa Tiếng Việt là “Quản trị quan hệ khách hàng”. CRM xuất hiện từ thế kỉ XX, khi mà các doanh nghiệp có xu hướng bắt đầu chuyển hướng tập trung từ sản phẩm sang khách hàng. Customer Relationship Management được nhắc đến như là phương thức để các doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý thông tin khách hàng và triển khai các hoạt động tương tác… với mục tiêu cuối cùng là phát triển mối quan hệ mật thiết giữa khách hàng và doanh nghiệp.
Thế nào là phần mềm CRM ?
Phần mềm CRM là phần mềm có chức năng quản trị quan hệ khách hàng. Nó được thiết kế để hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa quy trình chăm sóc khách hàng, giúp gia tăng trải nghiệm và xây dựng lòng tin tưởng của khách hàng với doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp đưa ra hướng tương tác phù hợp với khách hàng, cải thiện chất lượng của sản phẩm, nhằm củng cố mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng và gia tăng doanh thu cho các doanh nghiệp.
Các đối tượng nên sử dụng ứng dụng crm
Nhiều người nghĩ rằng chỉ nhà quản lý, bộ phận bán hàng hoặc bộ phận marketing mới sử dụng phần mềm CRM. Nhưng thực tế, mọi bộ phận trong các doanh nghiệp đều có thể áp dụng và cùng nhận được những lợi nhuận nhất định từ CRM.
Nhà quản lý:
- Thống kê tình hình kinh doanh
- Giúp theo dõi tiến độ làm việc của từng nhân viên
- Đề ra các chính sách kinh doanh một cách phù hợp
Nhân viên bán hàng:
- Nắm giữ mọi lịch sử giao dịch gần đây của khách hàng
- Quản lý quy trình bán hàng, dự báo bán hàng ,… tăng cơ hội tăng doanh thu cho doanh nghiệp
- Ghi chú sắp xếp lịch họp với khách hàng
- Quản lý KPI
Nhân viên marketing:
- Đưa ra chiến dịch marketing phù hợp với mọi khách hàng
- Dễ dàng trong việc triển khai tiếp thị đa kênh ngay trên nền tảng CRM
Nhân viên chăm sóc khách hàng:
- Nhập và lưu trữ tất cả thông tin khách hàng, từ lịch sử giao dịch, đến việc ghi nhận các hoạt động tương tác với khách hàng
- Hỗ trợ phân nhóm đối tượng khách hàng (nhóm khách hàng tiềm năng, khách hàng thân thiết, khách hàng ưu tiên,…). Nhờ đó có thể đề ra cách tiếp cận và phương án chăm sóc khách hàng phù hợp
Bộ phận nhân sự:
- Quản lý tiền lương, hợp đồng lao động
- Quản lý tuyển dụng
Nhân viên quản trị hệ thống:
- Cài đặt hệ thống CRM
- Thiết lập cấu hình
- Hỗ trợ thiết lập phân nhóm người dùng
Một số tính năng hữu ích của phần mềm crm
Có một sự thật rằng, ngay cả khi bạn chỉ có một nhóm bán hàng với quy mô nhỏ, bạn cũng nên có những chiến lược, phương pháp để có thể bắt đầu từ đúng chỗ. Có nghĩa là bạn cần phải biết tổ chức dữ liệu của khách hàng, có một quy trình bán hàng hợp lý, rõ ràng cũng như phải biết chi tiết tất cả thông tin về các giao dịch và tự động hóa các công việc cơ bản khác. Điều này sẽ giúp bạn đạt được những mục tiêu bán hàng đề ra trước đó một cách chính xác và chốt được nhiều đơn giao dịch hơn. Dưới đây là những yếu tố chứng minh rằng bạn cần thiết để sử dụng phần mềm CRM. CRM có những tính năng nổi bật sau đây:
- Quản lý thông tin khách hàng, lịch giao dịch, hợp đồng đăng ký với khách hàng
- Hỗ trợ chăm sóc khách hàng
- Giúp phát triển xây dựng các chiến dịch Marketing Automation
- Phát triển tính liên kết giữa các phòng ban với nhau
- Quản lý mọi công việc và tăng hiệu quả làm việc của nhân viên
Tại sao các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn nên sử dụng crm?
CRM có thể đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích như:
- Tổ chức dữ liệu, phân loại khách hàng một cách khoa học
- Tăng cơ hội up sale, bán hàng dễ dàng
- Chia sẻ mọi thông tin một cách tiện lợi
- Hỗ trợ cải thiện dịch vụ khách hàng
- Dễ dàng giám sát toàn bộ quá trình bán hàng, đánh giá hiệu quả cách làm việc của nhân viên
- Cải thiện truyền thông
Quy trình hoạt động của ứng dụng crm
Quy trình hoạt động của ứng dụng crm như sau:
- Bán hàng
Đây được coi là nhiệm vụ quan trọng nhất trong một quy trình CRM. Nhờ có CRM, doanh nghiệp có thể dễ dàng triển khai các hoạt động sales.
- Truyền thông
CRM giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong phân loại khách hàng theo từng nhóm, thúc đẩy mọi người mua hàng qua các công cụ như: Email marketing, SMS marketing…
- Phân tích khách hàng
Khi đã lập được một danh sách khách hàng, lúc này bạn cần phân tích tất cả các dữ liệu của khách hàng. Đây là bước được coi là yếu tố “then chốt” để đưa ra cách tiếp cận đúng đắn, tối ưu hóa các hoạt động marketing để có thể xây dựng những phương án chăm sóc khách hàng phù hợp. Phần mềm CRM sẽ giúp doanh nghiệp phân tích dữ liệu của khách hàng dựa vào các yếu tố về độ tuổi, giới tính, khu vực, thời điểm bán và sản phẩm bán chạy …
- Kết hợp giữa các đối tác, các bộ phận với nhau
Collaborative CRM được cho là giải pháp kết nối con người và dữ liệu với nhau để doanh nghiệp có thể dễ dàng nắm bắt được nhu cầu để phục vụ khách hàng của mình tốt hơn. CRM sẽ tương tác với khách hàng thông qua các kênh (liên hệ trực tiếp, fax,gọi điện, email, web, SMS …) và phối hợp linh hoạt giữa các nhóm nhân viên này với các kênh khách hàng khác một cách nhanh chóng
Một số lợi ích của phần mềm quản lý khách hàng crm
Phần mềm quản lý khách hàng crm mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, có thể kể đến như:
CRM giúp cải thiện việc tổ chức, quản lý thông tin
Phần mềm CRM giúp bạn lưu trữ một danh sách lớn thông tin của các khách hàng và bất kỳ các dữ liệu quan trọng nào khác liên quan đến họ. Thêm vào đó, nhờ có điện toán đám mây mà việc truy cập vào tệp dữ liệu của khách hàng thuận tiện hơn trước. Điều này giúp tránh lãng phí thời gian cho cả nhân viên và khách hàng.
Tốc độ hóa khả năng truyền đạt thông tin
CRM có chức năng cung cấp thông tin của khách hàng chi tiết, nhanh chóng cho bất kỳ ai đang cần đến nó. Vì thế, nó đã giải quyết được vấn đề của việc ai hiện đang là người hỗ trợ cho khách hàng, bởi vì cả hai bên sẽ làm việc trên cùng một luồng thông tin nhất định. Bên cạnh đó CRM hoạt động dựa trên “điện toán đám mây” và có thể cho phép truy cập từ bất kỳ nguồn nào nếu có internet.
Cải thiện dịch vụ của khách hàng
Trong một số trường hợp như khách hàng của bạn gặp phải sự cố nào đó và cần được giải quyết ngay lập tức, họ chắc chắn sẽ cảm thấy không hài lòng nếu vấn đề của họ không được xử lý một cách nhanh chóng.
Với CRM, ngay khi khách hàng liên hệ, đề xuất với công ty của bạn, quản lý có thể ngay lập tức truy cập tất cả các hoạt động của khách hàng liên quan đến sở thích, các giao dịch gần đây…và sau đó có thể hỗ trợ họ trong việc tìm giải pháp. Nhờ có CRM, việc hỗ trợ và giải quyết mọi vấn đề của khách hàng chắc chắn sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Hỗ trợ tự động hóa các công việc hàng ngày
Trong quá trình từ khi khách hàng có thể biết đến tổ chức doanh nghiệp cho đến khi chốt được deal, đòi hỏi đội Sales phải thực hiện cùng lúc nhiều công việc nhỏ lẻ khác nhau như: Tổng hợp và điền mẫu đơn, làm báo cáo, giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến pháp lý… những công việc này rất quan trọng nhưng chúng lại mất khá nhiều thời gian.
Do vậy phần mềm CRM được thiết kế với mục tiêu loại bỏ gánh nặng của những công việc này cho nhân viên nhờ vào các tính năng “Automation” ( tự động hóa). Điều này cho phép nhân viên bán hàng có thể tập trung hơn vào việc chốt đơn với các khách hàng tiềm năng và giải quyết mọi vấn đề của khách hàng một cách hiệu quả thay vì mất thời gian xử lý các công việc nhỏ khác.
Mang lại hiệu quả cao hơn cho nhiều nhóm
Thông tin liên lạc sẽ tự động được lưu trữ cho phép bạn kiểm tra lại email, lịch trình và chi tiết tất cả các cuộc gọi điện với khách hàng trên cùng một nền tảng. Đội ngũ bán hàng, marketing và nhân viên chăm sóc khách hàng có thể chia sẻ mọi thông tin có giá trị về khách sau đó đi sâu xuống bước bán hàng.
Với lợi ích của CRM, các nhóm có thể làm việc kết nối, liền mạch với nhau để cải thiện việc bán hàng đạt được hiệu quả cao nhất.
Cải thiện mọi dữ liệu, sau đó phân tích và báo cáo chi tiết công việc.
Nhờ có CRM, việc tính toán sai là điều không bao giờ xảy ra. Các hệ thống CRM có thể lưu trữ thông tin ở một nơi an toàn giúp cải thiện việc phân tích và tổng hợp dữ liệu với nhau một cách chính xác. Hơn nữa, bạn có thể tích hợp các công cụ hoặc “plugin” khác nhau vào CRM để tạo một số báo cáo tự động.
10+ phần mềm crm tốt nhất hiện nay
Phần mềm crm Zoho
Phần mềm CRM Zoho là phần mềm quản lý khách hàng một cách hiệu quả và được phần lớn các doanh nghiệp tiêu dùng cực kỳ yêu thích. Cũng giống như các phần mềm khác, CRM Zoho có thể chạy tốt trên tất cả các thiết bị mobile sử dụng hệ điều hành Android, iOS, hoặc Blackberry.
Phần mềm CRM Zoho là gì ?
Ứng dụng crm Sugar
Ứng dụng CRM Sugar nổi tiếng với phần mềm CRM trên nền tảng “mã nguồn mở”. Vì vậy, chức năng chính của nó là có thể dễ dàng tùy biến, điều chỉnh sao cho phù hợp với đặc thù của từng lĩnh vực, ngành nghề. Tuy nhiên, SugarCRM hiện tại chỉ cung cấp các giải pháp dạng cloud và on-premise mà chưa cung cấp nền tảng mã nguồn mở như trước đây nữa.
Phần mềm crm quản lý khách hàng Insightly
Phần mềm CRM Insightly giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý khách hàng và được các doanh nghiệp nhỏ lựa chọn vì nó phù hợp và chạy được trên tất cả các thiết bị như Android và iOS. Phần mềm này được tích hợp mạnh mẽ với một số ứng dụng khác của Evernote, Google, MailChimp, Office 365, và Outlook.
Ứng dụng quản lý khách hàng CRM Microsoft Dynamics
CRM Microsoft Dynamics là một trong những phần mềm phần mềm CRM chiếm được phần lớn lòng tin tưởng của người sử dụng bởi nó đến từ tập đoàn Microsoft. Điểm khác biệt lớn nhất của công cụ này với một số các phần mềm khác đó là nó có thể chạy cả trên nền tảng của iOS, Windows Phone, Android và máy tính bảng.
Phần mềm crm Salesforce
Phần mềm crm Salesforce là một trong những phần mềm CRM uy tín nhất hiện nay. Bởi khả năng quản trị chính xác mọi dữ liệu của khách hàng dựa trên Cloud – điện toán đám mây và sử dụng hệ điều hành Android, ISO, hoạt động trên nền tảng mobile. Nhờ đó mà nó giúp việc quản lý lịch công việc, nhân viên và đối tác nhanh chóng.
Ứng dụng crm IPOS
Phần mềm iPOS CRM là một trong những phần mềm top đầu có độ ổn định cao, sử dụng được trên đa dạng các thiết bị và có thể hoạt động tốt kể cả khi nhà hàng quá đông khách hoặc trường hợp mất Internet. Do đó, phần mềm iPOS phù hợp với nhiều phân khúc khác nhau, từ những doanh nghiệp quy mô nhỏ đến quy mô lớn.
Phần mềm Online CRM chất lượng
Đối với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ và không yêu cầu quá cao thì phần mềm Online CRM sẽ được coi là sự lựa chọn thích hợp nhất. Hiện nay, phần mềm này có đầy đủ các phiên bản cho từng lĩnh vực ngành nghề khác nhau, với khả năng hỗ trợ tốt nhất cho các doanh nghiệp. Đặc biệt phần mềm Online CRM còn tích hợp với excel, word để người dùng có thể dễ dàng báo cáo và trích xuất dữ liệu khi cần thiết.
Ứng dụng crm Getfly
Ứng dụng crm Getfly cũng là một trong những đơn vị cung cấp phần mềm CRM chất lượng, uy tín cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. phần mềm này phục vụ trên nền tảng kết nối mở đồng thời hỗ trợ tích hợp nhiều dịch vụ với các bộ quản lý ví dụ như nhân sự hay đo lường KPI, tài chính – công nợ, … mang đến cho người sử dụng những trải nghiệm mới lạ.
Ứng dụng crm Getfly – đơn vị cung cấp phần mềm CRM chất lượng.
Phần mềm quản lý khách hàng genCRM
GenCRM là phần mềm quản lý khách hàng tốt nhất cho các doanh nghiệp có quy mô đơn giản. Ưu điểm của phần mềm genCRM là có thể đo lường được mức độ hài lòng của khách hàng nhờ đó giúp cho doanh nghiệp dễ dàng đề ra các chiến lược marketing hợp lý, tăng lợi nhuận, doanh thu bán hàng.
Ứng dụng CRM Viet
Đây là ứng dụng xuất hiện trên thị trường Việt Nam đã hơn 10 năm, nó đã tạo ra những bước ngoặt lớn đối với nhiều doanh nghiệp. Ứng dụng CRMViet đã mang đến những giải pháp tối ưu trong quản lý khách hàng và được hơn 1500 doanh nghiệp Việt Nam tin dùng.
Các tiêu chí giúp lựa chọn phần mềm crm chính xác, hiệu quả
Một số tiêu chí hàng đầu của việc lựa chọn phần mềm CRM
Ngôn ngữ bản địa
Hầu hết các phần mềm hiện nay của Việt Nam đều sử dụng một ngôn ngữ chính là tiếng Việt. Điều này thuận tiện cho người dùng dù ở bất kì vị trí nào. Một số phần mềm được trang bị thêm chức năng song ngữ Anh – Việt, hỗ trợ tốt hơn đối với các công ty nước ngoài. Việc tối ưu hệ thống đa ngôn ngữ giúp người dùng có trải nghiệm tốt hơn, thao tác với nó cũng sẽ nhanh hơn.
Chi phí lý tưởng
Yếu tố được coi là điểm cộng đầu tiên đối với các phần mềm CRM ở Việt Nam đó là chi phí tài khoản hợp lý. Trung bình mỗi tài khoản sẽ phải bỏ ra khoảng vài chục nghìn/tháng là có thể sử dụng tất cả các tính năng của phần mềm CRM. Đây là một mức phí lý tưởng hơn hẳn so với phần mềm ở nước ngoài. Có thể nói đây là mức phí phù hợp với đa số các doanh nghiệp Việt Nam kể cả startup, cá nhân hoặc các nhóm làm việc.
Thời gian triển khai và hỗ trợ nhanh
Trong quá trình thiết lập cùng như trong quá trình sử dụng, nhiều doanh nghiệp có thể sẽ gặp khó khăn về thao tác và cần sự trợ giúp. Nếu như đối với phần mềm nước ngoài, bạn cần phải liên hệ, sau đó gửi thông tin cho đơn vị sản xuất và việc này tương đối mất thời gian. Thậm chí người hỗ trợ lại là người nước ngoài. Điều này sẽ tạo ra một số khó khăn vì bất đồng ngôn ngữ.
Còn nếu mua phần mềm của đơn vị trong nước, doanh nghiệp đó sẽ được hỗ trợ thông qua nhiều kênh ví dụ như teamviewer, điện thoại thậm chí là sẽ nhận được sự hỗ trợ trực tiếp tại các văn phòng khách hàng. Đây được coi là một lợi thế của phần mềm CRM sản xuất tại Việt Nam.
Dễ sử dụng & tích hợp mở rộng
Dù là sản phẩm công nghệ nào đi chăng nữa thì cũng phải đảm bảo nó dễ sử dụng. Nhờ yếu tố về ngôn ngữ nên phần mềm của Việt Nam giúp người dùng sử dụng một cách dễ dàng hơn. Đối với giao diện thiết kế cũng ít trường thông tin hơn và nhập dữ liệu ít hơn. Vì vậy, dù không cần hướng dẫn, đào tạo thì người dùng cũng có thể sử dụng nó một cách thành thạo.
Nếu doanh nghiệp đang có xu hướng nghiêng theo hình thức Online nhiều hơn thì nên cân nhắc lựa chọn những phần mềm có khả năng tích hợp cao. Ví dụ như: E-Commerce, các kênh Social, hệ thống máy POS các cửa hàng,…hoặc các phần mềm quản lý khác. Mục đích của việc này nhằm tiện cho việc tổng hợp, đồng bộ và theo dõi toàn bộ thông tin trên một giao diện, để tránh tình trạng thiếu lạc thông tin hoặc sai lệch.
Trên đây là toàn bộ những thông tin chi tiết về CRM mà Winmap DMS đã giới thiệu đến quý bạn đọc. Hy vọng qua bài viết này, bạn sẽ có cái nhìn tổng quát và hiểu rõ hơn về CRM. Từ đó, có thể chọn cho mình những phần mềm phù hợp với doanh nghiệp của mình nhé! Hẹn mọi người ở những bài viết tiếp theo.
