Ngày nay, các doanh nghiệp có xu hướng sử dụng phần mềm ERP để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, nâng cao năng suất lao động. Vậy phần mềm ERP là gì? Cùng Winmap DMS tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!
Giới thiệu chung về phần mềm ERP
ERP ra đời từ những năm 1990
Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP) là phần mềm được ra đời từ những năm 1990 bởi tập đoàn Gartner. Nó cho phép doanh nghiệp tiếp cận các dữ liệu nội bộ và chia sẻ công khai để dễ dàng quản lý.
Trên thực tế, việc xây dựng một chương trình phần mềm duy nhất đáp ứng nhu cầu quản lý của tất cả các phòng ban là vô cùng khó khăn. Tuy nhiên, với phần mềm ERP, nó được kết hợp toàn bộ và chạy trên một cơ sở dữ liệu thống nhất giúp các bộ phận dễ dàng trao đổi thông tin và tương tác với nhau.
Các đặc trưng cơ bản của ứng dụng ERP
Các đặc trưng cơ bản của ứng dụng ERP
Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều giải pháp quản trị doanh nghiệp khác nhau, bạn có thể phân biệt chúng với phần mềm ERP qua 4 đặc điểm sau:
- ERP được thiết kế theo từng module chức năng khác nhau: Nó được hình thành từ sự kết nối của nhiều bộ phận khác nhau như kế toán, marketing, tài chính, sản xuất, bán hàng…Mỗi module đảm nhận một số chức năng chuyên biệt theo từng phòng ban, bộ phận.
- Giải pháp tích hợp khả năng đánh giá theo thời gian thực: ERP sẽ tiến hành phân tích, đánh giá hiệu quả cũng như tiến độ hoạt động của doanh nghiệp. Nhờ đó mà doanh nghiệp sẽ giải quyết được những vấn đề trong việc quản lý hệ thống của mình.
- Cấu trúc linh hoạt: Phần mềm ERP được thiết kế linh hoạt, đáp ứng được những thay đổi và điều chỉnh tổ chức không chỉ một lần mà rất nhiều lần. Hệ thống này còn có thiết kế mở, cho phép doanh nghiệp thêm vào những phân hệ cần thiết và loại bỏ những phân hệ thừa thãi mà không làm ảnh hưởng đến hoạt động của các chức năng khác.
Một số loại phần mềm ERP khác nhau tại thị trường Việt Nam
Một số loại phần mềm ERP khác nhau tại thị trường Việt Nam
Hiện nay, có rất nhiều các công ty triển khai phần mềm ERP với những đặc thù, ưu nhược điểm khác nhau. Dưới đây là 3 loại phần mềm ERP phổ biến nhất tại Việt Nam.
- Phần mềm ERP đóng gói: Phần mềm này có chi phí hợp lý với những người không am hiểu về kỹ thuật và rất dễ sử dụng. Bạn chỉ cần đăng ký tên miền là có thể sử dụng ngay, không cần chờ đợi. Ngoài ra, loại ERP này thường xuyên cập nhật dựa vào phân tích những yêu cầu mới của khách hàng.
- Phần mềm ERP viết theo yêu cầu: Loại phần mềm này được các nhà cung cấp thiết kế, xây dựng thích ứng với những đặc điểm, quy trình hoạt động do chính doanh nghiệp yêu cầu. Ưu điểm chính là giúp cho doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận với các tiện ích phù hợp với đặc thù của đơn vị mình.
- Phần mềm ERP nước ngoài: Các phần mềm ERP nước ngoài được áp dụng ở nhiều doanh nghiệp trên toàn thế giới. Nó được xây dựng trên nền tảng công nghệ cao cộng với quy trình quản lý được chuẩn hóa. Tuy nhiên, các phần mềm này khá đắt đỏ do doanh nghiệp còn phải trả thêm tiền bản quyền cho nhà sản xuất.
Dấu hiệu để nhận biết doanh nghiệp nào cần ứng dụng ERP?
Dưới đây là một số dấu hiệu giúp bạn nhận ra mình cần tới một hệ thống ERP:
- Dữ liệu khó truy cập: Khi doanh nghiệp phát triển mạnh, khối lượng thông tin cũng ngày càng nhiều. Tuy nhiên, khi cần bất cứ thông tin nào hoặc cần báo cáo nhanh về một vấn đề gì đó, doanh nghiệp sẽ mất rất nhiều thời gian để tổng hợp. Vì vậy, ERP sẽ là giải pháp vượt trội để cung cấp dữ liệu một cách nhanh chóng.
- Quá nhiều phần mềm cho các quy trình khác nhau: Mỗi bộ phận trong doanh nghiệp lại sử dụng một phần mềm khác nhau gây khó khăn trong việc tương tác giữa các bên. Trong trường hợp này, phần mềm ERP là giải pháp gom các hệ thống hiện hành lại thành một.
- Bộ phận kế toán gặp nhiều khó khăn: Nếu như nhân viên kế toán đang mất nhiều giờ mỗi tuần để nhập tay dữ liệu thì bạn cần nghiêm túc cân nhắc về một giải pháp tốt hơn. ERP sẽ hỗ trợ bạn trong việc phân tích các con số một các chính xác nhất.
10+ phần mềm ERP tốt nhất cho doanh nghiệp
Ứng dụng ERP TrustSales
TrustSales được sử dụng chủ yếu trong lĩnh vực sản xuất và thương mại. Ứng dụng này có ưu điểm là thiết kế đơn giản, dễ dàng sử dụng, giúp tiết kiệm chi phí, thời gian làm việc và nâng cao năng suất của nhân viên.
Phần mềm ERP chất lượng FastWork
FastWork hỗ trợ người dùng quản lý công việc trên một nền tảng duy nhất. Năng suất của nhân viên được cái thiện, nâng cao nhờ tính năng phân chia công việc rõ ràng và theo dõi tiến độ hiệu quả. Đối tượng mà FastWork nhắm đến đa phần là doanh nghiệp có quy mô vừa và phải có khả năng đầu tư vào hệ thống chuyên nghiệp.
Ứng dụng quản trị doanh nghiệp ERPNext
ERPNext nằm trong top những phần mềm quản lý doanh nghiệp ởi sở hữu nhiều tính năng quản lý cơ bản, thiết thực và dễ sử dụng. Một số tính năng nổi bật có thể kể đến như bán hàng, quản lý dự án, kế toán nhân sự…
Phần mềm ERP uy tín Business One
Phần mềm ERP uy tín Business One
Business One có hơn 46.000 khách hàng đã được hỗ trợ bởi hơn 1.500 Partner trên toàn thế giới. Điều đó đã cho thấy nó thực sự được ứng dụng và mang lại lợi ích thiết thực đến các doanh nghiệp. Business One giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc, theo dõi tiến độ và lưu trữ thông tin chi tiết.
App ERP chất lượng ERPViet
ERPViet được xây dựng trên nền tảng Odoo với hơn 80 module cốt lõi và 26.000 ứng dụng tùy chỉnh. Phần mềm này cũng tích hợp tất cả ứng dụng, quản lý trên một hệ thống duy nhất. Vì vậy, doanh nghiệp không còn lo lắng tới vấn đề quản lý riêng lẻ, rời rạc và thiếu đồng bộ như trước đây.
Phần mềm ERP AMIS.VN
Ứng dụng ERP AMIS.VN
Amis.vn là một trong những phần mềm ERP được cung cấp bởi công ty phát triển phần mềm uy tín MISA. Nó đáp ứng được nhiều hoạt động nghiệp vụ trong việc điều hành và quản lý doanh nghiệp. Một số ưu điểm nổi trội của ứng dụng có thể kể đến như liên thông dữ liệu giữa các phòng ban kế toán – bán hàng- nhân sự, xem báo cáo mọi lúc mọi nơi trên thiết bị di động,…
Phần mềm chất lượng ERP Vntrip TMS
Đặc điểm chính của ERP Vntrip TMS là sở hữu hệ thống thống kê, báo cáo thông minh, giúp doanh nghiệp dễ dàng xử lý, thanh toán các loại hóa đơn. Nó giúp nhân viên dễ dàng thực hiện các thao tác, cải thiện quy trình hoạt động, tối ưu chi phí và năng suất làm việc.
Ứng dụng ERP uy tín IDempiere
Idempiere bao gồm hệ thống hóa và quản lý thông tin của toàn bộ nhân sự doanh nghiệp, hỗ trợ tự động lên kế hoạch cho công tác sản xuất một cách chi tiết, quản lý quan hệ khách hàng và chuỗi cung ứng hiệu quả…Bên cạnh đó, người dùng sẽ nhận được sự hỗ trợ và tư vấn miễn phí từ đội ngũ nhân sự và chuyên gia của Idempiere.
Phần mềm quản lý ERP Web ERP
Một trong những phần mềm tốt nhất cho doanh nghiệp vừa và nhỏ không thể không nhắc tới Web ERP. Ứng dụng này cung cấp các module rất cơ bản như bán hàng, đặt giá, báo giá, phân tích bán hàng…Web ERP phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, thậm chí là doanh nghiệp dưới 10 nhân sự. Việc sử dụng phần mềm này sẽ giúp tiết kiệm chi phí, tăng năng suất lao động và mang lại hiệu quả kinh doanh tốt.
Ứng dụng quản trị doanh nghiệp Odoo
Odoo là phần mềm quản trị doanh nghiệp được phát triển bởi Fabien Pinckaers cùng cộng sự. Phần mềm này có chi phí triển khai thấp hơn so với nhiều phần mềm khác nên rất phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bên cạnh đó, Odoo sở hữu hơn 700 Module nên nó đáp ứng được hầu hết các nhu cầu quản trị của doanh nghiệp.
Phần mềm ERP mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích gì?
ERP mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp
Một số lợi ích chính mà phần mềm ERP mang lại cho doanh nghiệp phải kể đến như:
- Giảm thiểu chi phí: ERP loại bỏ những yếu tố trung gian để nâng cao hiệu quả công việc và cắt giảm những chi phí không cần thiết. Một số chi phí mà phần mềm này sẽ giúp doanh nghiệp loại bỏ như chi phí tối ưu hóa hiệu quả làm việc của nhân viên, cắt giảm chi phí đào tạo, cắt giảm chi phí lên kế hoạch dự án…
- Tăng chất lượng thành phẩm: Các hoạt động như xây dựng, đánh giá, kiểm tra và giám sát đều thuộc sự quản lý của ERP. Phần mềm này sẽ giúp những quá trình này diễn ra chuẩn xác, nhanh chóng và đảm bảo tốt chất lượng.
- Đẩy mạnh hiệu suất công việc: ERP giúp xây dựng môi trường làm việc tốt hơn thông qua việc cộng tác, chia sẻ nhằm nâng cao hiệu suất làm việc.
- Lưu trữ dữ liệu hiệu quả hơn: ERP có thể lưu trữ toàn bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp chi tiết nhất, truy xuất lịch sử hoạt động nhanh chóng, phối hợp và phân tích thông tin từ dữ liệu đã lưu trữ để có phương án kinh doanh phù hợp.
Quy trình triển khai ứng dụng ERP cho doanh nghiệp
Thông thường, quy trình khiển khai ứng dụng ERP cho doanh nghiệp sẽ bao gồm 6 bước:
- Bước 1: Lập kế hoạch: Điều này là vô cùng cần thiết trước khi doanh nghiệp triển khai ứng dụng ERP. Một số thông tin quan trọng khi lập kế hoạch gồm ngân sách dự án, số lượng người tham gia, hệ thống ERP mong muốn, các việc cần phải xử lý…
- Bước 2: Lựa chọn nhân sự tham gia: Chất lượng nhân viên sẽ ảnh hưởng lớn đến thành công dự án. Khi triển khai ERP, nhân sự am hiểu về hệ thống và có quyền quyết định cao sẽ lựa chọn được nền tảng ERP phù hợp. Bên cạnh đó, họ sẽ có thể tư vấn cho ban giám đốc các vấn đề liên quan để giúp cho quá trình triển khai dễ dàng hơn.
- Bước 3: Chọn đối tác tư vấn triển khai ERP uy tín: Bạn cần phải chọn một nền tảng ERP theo ngân sách đã được lên trong kế hoạch trước đó. Ngoài ra, việc lựa chọn một công ty triển khai phần mềm ERP uy tín, chất lượng là điều vô cùng quan trọng trong quy trình xây dựng ERP.
- Bước 4: Triển khai dự án ERP: Nếu bạn lựa chọn phần mềm ERP cao cấp thì việc chỉnh sửa hệ thống phù hợp với doanh nghiệp sẽ mất khoảng gần 1 năm. Nếu bạn không có đủ ngân sách thì có thể chọn các phần mềm ERP mặc định theo gói với giá rẻ hơn.
- Bước 5: Nghiệm thu và đánh giá ERP: Sau khi triển khai, bạn cần phải kiểm tra toàn bộ dự án. Nếu bạn bỏ lỡ một sai sót nào thì nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp trong tương lai.
- Bước 6: Bảo trì và nâng cấp phần mềm ERP: Trong lúc vận hành có thể xảy ra một số lỗi, vì vậy, bạn phải yêu cầu nhà cung cấp bảo trì hệ thống của bạn thường xuyên hơn.
Mức chi phí để ứng dụng phần mềm quản lý ERP
Mức phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để triển khai ERP là vô cùng lớn
Dưới đây là một số yếu tố chính ảnh hưởng đến giá thành khi triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP:
- Loại hình doanh nghiệp và số lượng người dùng: Hệ thống ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ được định giá dựa trên số lượng người dùng. Thông thường, mức độ chi phí sẽ giao động từ 1500$ đến 4000$ cho mỗi người dùng.
- Phần mềm bổ sung của bên thứ 3: Nhiều nhà cung cấp phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ tích hợp giữa phần mềm của họ với các phần mềm khác để tăng cường chức năng. Các phần mềm này sẽ chiếm từ 10 đến 15% trong tổng chi phí doanh nghiệp.
- Chi phí triển khai hệ thống: Gồm chi phí lập kế hoạch, chi phí xây dựng, chi phí cấu hình và chi phí chuyển đổi hệ thống.
- Bảo trì hệ thống: Việc này đóng vai trò quan trọng để đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru, được cập nhật thường xuyên. Chi phí liên quan đến bảo trì hệ thống gồm bổ sung phần cứng, chi phí lắp đặt, chi phí nhân sự CNTT…
- Đào tạo người dùng: Với doanh nghiệp không có nhân sự am hiểu về CNTT thì việc đào tạo sẽ mất thời gian và tốn kém chi phí. Do đó, doanh nghiệp sẽ mất một khoản phí khá lớn để đào tạo người dùng biết cách sử dụng ERP.
Các lưu ý cho doanh nghiệp khi triển khai ứng dụng ERP
Phần mềm ERP được đánh giá là giải pháp công nghệ thông tin hiệu quả, tuy nhiên, có một số lưu ý mà doanh nghiệp cần phải nắm rõ trước khi triển khai dự án này:
- Tìm hiểu kỹ về ERP và nhu cầu của doanh nghiệp: Để công việc triển khai dự án ERP đạt hiệu quả cao, ban quản lý phải nắm được những vấn đề còn đang tồn tại trong doanh nghiệp của mình. Nhờ vậy, phía đối tác cung cấp ERP mới có thể tư vấn phù hợp và hiệu quả với doanh nghiệp về quy trình tổng thể, các bài toán nghiệp vụ đặc trưng của doanh nghiệp.
- Tìm kiếm đơn vị triển khai phù hợp: Mỗi công ty sẽ có một quy trình làm việc, sản xuất và quản lý khác nhau. Vì vậy, bạn cần phải cân nhắc kỹ để tìm ra một nhà triển khai thực sự hiểu vấn đề đang gặp phải để đáp ứng tốt các nhu cầu của doanh nghiệp.
- Kiểm soát ngân sách: Dự án ERP tích hợp tối ưu các công cụ nhằm quản trị toàn diện nguồn nhân lực, vì vậy, công việc triển khai ERP khó hơn nhiều so với các phần mềm khác. Điều này sẽ đẩy chi phí của công ty phần mềm lên cao để có thể hoàn thành triển khai dự án cho doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần kiểm soát ngân sách hiệu quả và tính toán những phát sinh một cách hợp lý nhất.
Như vậy, Winmap DMS đã cung cấp đến bạn những thông tin chi tiết về phần mềm ERP kèm theo 10+ phần mềm ERP hữu ích nhất. Hi vọng bạn đã có được lựa chọn tốt nhất và hẹn gặp lại bạn ở những bài viết tiếp theo nhé!
