Những ai làm làm việc trong môi trường công sở đặc biệt là những người làm công việc HR của công ty chắc chắn không còn xa lạ gì với các loại phần mềm quản lý nhân sự. Bởi đây là một công cụ không thể thiếu trong công việc thường ngày của họ. Dưới đây Winmap DMS sẽ giới thiệu đến bạn 12+ phần mềm nhân sự phổ biến, hiệu quả nhé!

Phần mềm quản trị nhân sự định nghĩa là gì?

Phần mềm quản lý nhân sự là một công cụ được thiết kế rất trực quan, thân thiện với mọi người dùng. Chúng thể hiện rõ ràng các yêu cầu quản lý bộ phận nhân sự của doanh nghiệp, phúc lợi dành cho nhân viên, chấm công- tính lương, đãi ngộ và các chế độ khác của từng doanh nghiệp riêng.

Phần mềm nhân sự được cho là giải pháp tối ưu nhất hiện nay giúp doanh nghiệp nâng cao được chất lượng quản lý. Từ đó, cơ cấu nhân sự được phân bổ hài hòa, các chiến dịch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực ngày càng tăng thêm giá trị, tạo ra nguồn tài nguyên to lớn cho công ty.

Nếu bạn cảm thấy thời gian trong một ngày không đủ để hoàn thành khối lượng công việc đầy ắp của bộ phận quản lý nhân sự? Có lẽ đã đến lúc phần mềm quản lý nhân sự sẽ giúp bạn gánh vác một phần gánh nặng đó rồi đấy.

Khái niệm về phần mềm nhân sự

Các tính năng cơ bản nhất của phần mềm quản lý nhân sự

Một phần mềm quản lý nhân sự thật sự hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tạo được cho mình những lợi thế cạnh tranh vô cùng lớn. Sau đây hãy cùng tìm hiểu những tính năng cơ bản nhất của công cụ quản lý này nhé.

Quản lý các cơ sở dữ liệu của nhân viên

Thay vì phải vất vả lưu trữ tất cả hồ sơ nhân viên, giấy tờ công chứng một cách thủ công xưa cũ bằng văn bản. Hiện nay các HR đã có thể đính kèm các bản scan hồ sơ của từng nhân viên một giúp cho quá trình lưu trữ, tìm kiếm, tra cứu được dễ dàng, thuận tiện hơn nhiều.

Dữ liệu hồ sơ của nhân viên công ty luôn được cập nhập liên tục từ lúc mới tiếp nhận khi làm ở công ty cho đến khi họ nghỉ việc. Nhờ sự phát triển nhanh chóng, mạnh mẽ của công nghệ thời đại mới đã tạo ra những bước ngoặt to lớn cho ngành nhân sự nói riêng và các ngành nghề trên thế giới nói chung.

Chấm công

Phần mềm quản lý được cài đặt để đồng bộ dữ liệu với máy chấm công giúp việc báo cáo thời gian nhân sự có mặt ở công ty được chi tiết. Đồng thời phần mềm này còn tự động lập bảng báo cáo chấm công cho người dùng.

Quản lý lương

Vì hệ thống quản lý bảng báo cáo chấm công của doanh nghiệp được thực hiện rất dễ dàng nhờ công cụ này. Vậy nên việc quản lý lương của nhân viên trong toàn công ty cũng dễ dàng và hiệu quả hơn so với trước kia.

Các tính năng nổi trội của phần mềm quản lý nhân sự

Quản lý phúc lợi

Phần mềm quản lý nhân sự giúp theo dõi và quản lý các chế độ phúc lợi dành cho toàn bộ nhân viên trong công ty. Nó cho phép chỉnh sửa, bổ sung dữ liệu của các chế độ và kế hoạch phúc lợi dành cho nhân viên công ty.

Tuyển dụng

Tuyển dụng là công việc chủ đạo của một HR trong công ty. Bởi vậy nên không hề khó hiểu khi tính năng tuyển dụng hầu như đều có trên các loại phần mềm quản lý nhân sự. Thời gian gần đây đang có xu hướng sử dụng phương án tuyển dụng online đang được đánh giá cao về chất lượng.

Hệ thống sẽ tiếp nhận, lưu trữ những hồ sơ vào cơ sở dữ liệu, sau đó thiết lập hồ sơ và quy trình để khi theo dõi tuyển dụng đạt hiệu quả tốt nhất.

Quản lý đào tạo

Lên kế hoạch đào tạo, theo dõi, tổ chức và thực hiện các cuộc khảo sát nhằm đánh giá chất lượng sau đào tạo là một tính năng khác của phần mềm. Công cụ này giúp ta phân tích, thống kê, đánh giá được chất lượng và hiệu quả của các hoạt động đào tạo tại công ty.

Các hoạt động của nhân viên nơi công ty cũng sẽ được lưu trữ, đánh giá tất cả đem lại cái nhìn tổng quan về các hoạt động của người lao động trong công ty.

Quản lý tài sản

Phần mềm còn giúp thiết lập hồ sơ đã được bàn giao tài sản, công cụ và các vật dụng cần thiết và tiếp nhận nhân sự mới vào hồ sơ để đảm bảo thu hồi đẩy đủ mọi tài nguyên của công ty khi nhân sự cũ thuyên chuyển đi nơi khác hoặc nghỉ việc. Bên cạnh đó ứng dụng cũng hỗ trợ tiếp nhận các trường hợp rủi ro như tài sản bị mất, hư hại và theo dõi thường xuyên trên phần mềm.

Tính năng quản lý tài sản

Thuế

Các cán bộ nhân viên phòng nhân sự phải chấp hành đóng tờ khai thuế và kê khai thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) để nộp cho cơ quan thuế. Nhân viên cần thực hiện nghiêm túc, đầy đủ các yêu cầu về thuế theo luật hiện hành.

Phần mềm quản lý nhân sự đem lại cho doanh nghiệp lợi ích gì?

Tại sao phần mềm quản lý nhân sự lại là công cụ đắc lực của nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam và trên thế giới? Bởi nó đem lại rất lợi ích và sự tiện dụng cho người dùng. Bây giờ hãy cùng chúng tôi tìm hiểu những lợi ích đó là gì nhé.

Tuyển dụng đạt hiệu quả hơn

Với phần mềm quản lý nhân sự hiện nay bạn hoàn toàn có thể tin tưởng chúng sẽ giúp các nhà quản trị nhân sự có thể tự chủ động trong việc đăng tải thông tin tuyển dụng. Nơi phù hợp để đăng lên đó là các hệ thống tuyển dụng khác, đồng thời hỗ trợ lưu trữ hồ sơ tuyển dụng một cách khoa học, thông minh và bảo mật an toàn.

Từ đó sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn, đánh giá với các ứng viên phù hợp với những tiêu chí được đặt ra từ trước.

Đánh giá đầy đủ về nhân viên và kỹ năng của họ

Với phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả như hiện nay, nó cho phép doanh nghiệp có khả năng lưu trữ đầy đủ, rõ ràng thông tin của nhân viên. Kèm theo đó họ sẽ biết được kết quả làm việc, khả năng của từng nhân viên qua các dự án.

Qua đó đánh giá được năng lực và kỹ năng của mỗi một nhân viên để vạch ra được con đường phát triển cho nhân viên một cách hiệu quả.

Lợi ích căn bản từ phần mềm quản lý nhân sự

Quản lý tính lương

Không thể không kể đến lợi ích giúp cho các HR trong doanh nghiệp quản lý tiền lương nhân viên công ty. Phần mềm này sẽ hỗ trợ cho bộ phận HR chức năng tính lương đảm bảo hiệu quả các phúc lợi cho từng nhân viên để không bị sai sót trong quá trình tính lương. Và đặc biệt phần mềm còn tuân thủ đầy đủ các quy định về thuế.

Doanh nghiệp có thể  dễ dàng in hàng loạt các bảng lương, thưởng, chấm công của nhân viên giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức.

Đánh giá và khen thưởng

Một hệ thống quản lý nhân sự hoàn hảo là hệ thống giúp doanh nghiệp theo dõi được khả năng, hiệu suất làm việc của nhân viên từng doanh nghiệp, mức độ hoàn thành công việc và chế độ khen thưởng xứng đáng cho những nhân viên xuất sắc trong thời gian vừa qua.

12+ phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất năm 2022

Như đã nói ở trên phần mềm nhân sự mang lại rất nhiều lợi ích cho người dùng. Vậy bạn đã biết được những phần mềm quản lý nào tốt nhất năm nay chưa? Dưới đây là những phần mềm nổi tiếng và phổ biến trong giới quản trị nhân sự.

Phần mềm quản lý nhân sự của Lotus Pro

Phần mềm Lotus Pro có khá nhiều tính năng tiện ích trong việc quản lý nhân sự, tính tiền công, tiền lương, đào tạo. Hơn thế nó còn đưa ra bảng thống kê về hiệu quả công việc KPI của người lao động và áp dụng tốt mô hình BSC vào việc quản trị nhân sự, giúp doanh nghiệp nhanh chóng nắm được mọi tình hình biến động trên thị trường.

Phần mềm Lotus Pro

Ứng dụng Sage Business Cloud People

Sage Business Cloud People là một ứng dụng nhân sự (HR) đáng gờm so với nhiều đối thủ khác. Nó đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của những doanh nghiệp vừa và lớn mạnh. Bộ sản phẩm này cạnh tranh với các sản phẩm khác cùng mục tiêu trong lĩnh vực này, có thể kể đến Kronos Workforce Ready và SAP SuccessFactors.

Lý tưởng đề ra của ứng dụng này là dành cho các công ty có nhiều hơn 200 nhân viên, Sage Business Cloud People cần khoảng 90 ngày để có được số liệu phân tích, bảng lương và báo cáo và vận hành. Khoảng thời gian này đã có thể gây khó khăn cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) và các công ty khởi nghiệp với một nhóm nhân viên có số lượng ít ỏi.

Tuy nhiên, đây cũng chính là nhược điểm to lớn của Sage Business Cloud People và nó chủ yếu bị loại ở trong khoảng các công ty nhỏ. Vì ứng dụng này tham gia hợp tác với các nhà cung cấp như Cezanne OnDemand và WebHR dưới dạng đám mây. Hơn thế nó còn hỗ trợ quy đổi các loại tiền tệ khác nhau và tỷ giá hối đoái, ngôn ngữ và luật thuế về trả lương nên các công ty nhỏ hơn chỉ kinh doanh phạm vi nhỏ hẹp trong nước có thể sẽ thấy Sage Business Cloud People là một đề nghị quá đắt đỏ đối với họ.

Ứng dụng quản trị nhân sự SAP SuccessFactors

SAP SuccessFactors là một giải pháp quản lý nhân sự hiệu quả dựa trên nền tảng điện toán đám mây. Giải pháp quản lý này dựa trên mô hình của phần mềm dịch vụ (SaaS). Ứng dụng với những ưu điểm vượt trội được thiết kế để đáp ứng đầy đủ yêu cầu của các đơn vị tổ chức, giúp họ đạt được mục tiêu quản lý nhân sự một cách tốt nhất.

Giải pháp SAP SuccessFactors hiện tại đang là hệ thống quản lý nhân sự dựa trên nền tảng điện toán đám mây lớn nhất toàn thế giới với hàng triệu doanh nghiệp đang sử dụng.

Doanh nghiệp sử dụng ứng dụng này nhằm nâng cao khả năng quản lý nguồn nhân lực công ty cũng như phát huy tối đa các bản báo cáo phân tích trên thời gian thực. Từ đó giúp cho các nhà quản trị đưa ra được những quyết định kinh doanh tốt hơn. Giải pháp SAP SuccessFactors bao gồm nhiều phân nhánh liên quan chặt chẽ với nhau, có thể tích hợp được với những hệ thống bên ngoài, đảm bảo hệ thống dữ liệu luôn chính xác, kịp thời. Với các chức năng tạo ra dễ dàng sử dụng, nhanh gọn mà vẫn cung cấp đầy đủ các thông tin và phân tích cốt lõi tới các nhà quản lý.

Phần mềm quản trị SAP SuccessFactors

Phần mềm Zenefits

Zenefits có tất cả các công cụ mà một phần mềm quản trị nhân sự cần có trong việc giúp cho việc quản lý nhân viên của doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn. Zenefits sẽ quản lý từ quá trình giới thiệu và theo dõi PTO đến biểu đồ tổ chức, đánh giá hiệu suất làm việc, …

Ứng dụng này làm đơn giản hóa quy trình quản lý của HR và mang lại lợi ích tuyệt vời cho nhân viên làm việc tại doanh nghiệp. Điều đó được thể hiện từ các chương trình chăm sóc sức khỏe toàn diện cho đến các đặc quyền như trợ cấp đi lại cho tất cả mọi người.

Bên cạnh đó, Zenefits giúp việc thanh toán cho nhân viên của bạn thuận tiện và dễ dàng. Chỉ với một vài cú click, bạn đã hoàn tất công việc này. Đặc biệt, phần bảng lương cũng được tích hợp nhiều tính năng nâng cao hơn giúp cho mọi thao tác được đơn giản, tối ưu hơn.

Phần mềm quản trị nhân sự uy tín Zoho People

Tính năng chính của phần mềm này là quản lý các thông tin liên quan của nhân viên, quản lý lịch nghỉ, lịch công tác, quản lý và sắp xếp thời gian, các ca làm việc, đánh giá năng lực một cách chính xác của từng nhân sự.

Ứng dụng HR-Manager

Phần mềm HR-Manager được thành lập và phát triển bởi công ty TNHH Hoàng Hà. Ứng dụng giúp hỗ trợ quản lý hồ sơ của đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp. Thế mạnh HR-Manager là tập trung vào việc lưu trữ hồ sơ từng nhân viên, xây dựng các mô hình quản lý nhân sự hiệu quả.

Phần mềm HR-Manager hứa hẹn sẽ giúp cho doanh nghiệp bạn có cái nhìn đúng đắn và khai thác có hiệu quả nguồn lực vốn có của doanh nghiệp.

Ứng dụng quản lý nhân sự chuyên nghiệp Cadena

Cadena Co., Ltd. là công ty phần mềm có trụ sở tại Hà Lan đang hoạt động tại Việt Nam được 14 năm. Với bề dày kinh nghiệm qua nhiều năm, thừa hưởng hệ thống và nền tảng phần mềm vô cùng tân tiến, Cadena dễ dàng giải quyết các khó khăn trong công tác quản lý nhân sự. Phần mềm của Cadena luôn được cập nhật, đổi mới và mở rộng, để phù hợp với thay đổi trong các Bộ luật lao động, luật thuế tại Việt Nam.

Phần mềm thường được sử dụng trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, du lịch với những tính năng nổi trội hỗ trợ, đáp ứng tốt các nhu cầu của ngành nghề này. Bên cạnh đó ứng dụng còn cung cấp đầy đủ các chức năng nhân sự cần có, tích hợp các hệ thống kế toán lớn như SAP, Sun system, MS. Navison, … giúp cho việc quản lý được đồng bộ và nhất quán nhất có thể.

Đặc biệt phần mềm đã bổ sung nhiều loại ngôn ngữ, phân biệt các tính năng, quản lý, báo cáo theo từng khu vực quốc gia tạo thuận lợi cho các doanh nghiệp đa quốc gia.

Do đó phần mềm quản trị nhân sự Cadena là một trợ thủ đắc lực của người làm nhân sự vì hệ thống có giao diện thân thiện, dễ sử dụng, trực quan sinh động giúp HR tiết kiệm thời gian một cách hiệu quả.

Phần mềm digiiHR

Digii HR có tác dụng rất lớn trong việc giúp cho người sử dụng tự động hóa được một số chức năng nhân sự cơ bản như tính lương Đồng thời kết nối với các thiết bị khác để quản lý thông tin một cách có hiệu quả và lưu trữ, quản lý thông tin nhân sự một cách hệ thống và nhất quán, có độ bảo mật cao.

Đặc biệt phần mềm còn có thể cung cấp các báo cáo nhân sự rất nhanh và chính xác cho quản lý cấp cao doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý nhân sự của FAST HRM Online

Phần mềm quản lý Fast HRM hỗ trợ nhiều chức năng cho công ty giúp quản lý đầy đủ thông tin của nhân viên, chấm công, tính tiền lương, khấu trừ chi khoản thuế thu nhập cá nhân…

Đây là công cụ quản lý trực quan, có hệ thống báo cáo đa dạng và dễ dàng đánh giá nhân viên. Đồng thời đào tạo và quản lý nhân viên một cách tổng thể, logic. Từ đó doanh nghiệp có cơ sở để đánh giá đúng về kỹ năng, năng lực của nhân viên một cách đầy đủ và trực quan nhất.

Chức năng phần mềm Fast HRM Online

Ứng dụng MISA

Trong số các phần mềm quản lý nhân sự thì Misa là phần mềm quản lý nguồn nhân lực được sử dụng rất nhiều đặc biệt là người làm kế toán. Doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hiệu quả nguồn lực khi sử dụng Misa. Bên cạnh đó, ứng dụng còn hỗ trợ đưa ra những giải pháp phù hợp, tiết kiệm chi phí và thời gian cho cả bộ phận HRM.

Phần mềm quản trị nhân sự online Bamboo HR

Tính năng chính phần mềm quản trị này là đào tạo và hội nhập, tích hợp với hình thức chữ ký điện tử. Nhờ vậy gia tăng được khả năng quản lý hiệu suất, theo dõi chi tiết thời gian nghỉ, lập ra lịch phỏng vấn, theo dõi các ứng viên và đưa ra đánh giá.

Ứng dụng quản lý nhân sự tiền lương Tanca

Ứng dụng giúp cho quá trình lên lịch làm việc cho bạn chỉ mất vỏn vẹn vài phút đồng thời giúp nhân sự dễ dàng đăng ký ca làm việc mong muốn, tìm người thay thế, đổi lịch…

Ngoài ra có thể theo dõi được thời gian làm việc và sự có mặt của nhân viên trên ứng dụng một cách đơn giản, giúp doanh nghiệp giảm được thời gian theo dõi giờ làm việc của nhân viên đến 75%.

Hướng dẫn cách lựa chọn phần mềm nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp

Cách lựa chọn phần mềm nhân sự chất lượng

Như đã biết việc lựa chọn phần mềm hiệu quả cho doanh nghiệp không hề là một nhiệm vụ dễ dàng. Vậy hãy thử sử dụng các phương pháp sau để tìm ra được lựa chọn tốt nhất nhé.

Quy mô kinh doanh

Cách đầu tiên để thu hẹp lựa chọn là dựa vào số lượng nhân viên làm việc mà bạn có. Thường thì các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp nhỏ chỉ có khoảng 20 nhân viên do đó các công ty này nên tìm đến các giải pháp trong nước phù hợp như Tanca. Còn ứng dụng SAP SuccessFactors sẽ phù hợp hơn với các công ty đa quốc gia.

Điều quan trọng nhất là bạn phải đảm bảo rằng phần mềm nhân sự của bạn có thể mở rộng quy mô khi công ty phát triển sau này.

Nhu cầu nhân sự

Hãy trả lời câu hỏi bạn cần phần mềm quản lý nhân sự để làm gì? Không ai có nhu cầu giống ai. Và không phải phần mềm nào cũng cung cấp các tính năng giống nhau. Vì vậy, bạn cần xác định được đúng lý do chính khiến bạn tìm kiếm và sử dụng phần mềm nhân sự.

Tính năng bổ sung

Ngoài các nhu cầu cốt lõi cần đến, bạn nên xem phần mềm mà bạn đang muốn sử dụng có cung cấp đầy đủ các tính năng bổ sung khác không.

Những công cụ như giao việc, quản lý thời gian, truyền thông đến nội bộ và nhiều tính năng khác sẽ không nhất thiết nằm trong danh sách tính năng “nhân sự cốt lõi”.

Kết luận

Thông qua bài viết trên Winmap DMS đã cung cấp đến bạn đọc những thông tin cần thiết về phần mềm nhân sự. Mong rằng những thông tin đó sẽ hữu dụng với bạn trong việc tìm ra phần mềm phù hợp với doanh nghiệp mình nhé!