Công nợ là thứ mà nhiều doanh nghiệp gặp phải và cũng là vấn đề cần phải giải quyết nhanh chóng, kịp thời trong công tác kế toán của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp quản lý các vấn đề liên quan đến công nợ không tốt sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của mình. Để khắc phục được những khó khăn này, doanh nghiệp thường tìm đến những phần mềm quản lý công nợ thông minh. Cùng Winmap DMS tìm hiểu 5+ phần mềm quản lý công nợ chất lượng, hiệu quả nhất năm 2022 nhé!
Những khó khăn thường gặp khi quản lý công nợ khách hàng
Trong quá trình làm kế toán công nợ, kế toán viên dễ dàng gặp phải những sai sót không đáng kể. Hôm nay, chúng tôi sẽ liệt kê một số khó khăn thường gặp khi làm kế toán công nợ để các bạn chú ý trong quá trình làm việc nhé!
Những khó khăn thường gặp khi quản lý công nợ khách hàng
Chưa thực hiện đầy đủ việc đối chiếu công nợ
Đối chiếu công nợ là một trong những khâu quan trọng trong quá trình quản lý công nợ. Để tránh những trường hợp xảy ra ngoài ý muốn, kế toán viên cần phải theo dõi một số trường hợp dễ sai dưới đây:
- Kế toán viên không chuẩn bị đầy đủ biên bản đối chiếu công nợ cho các khoản nợ phải thu vào thời điểm cuối năm.
- Trong quá trình gửi thư cho khách hàng, không phải ai cũng sẽ phản hồi lại cho bạn. Chính vì tình trạng phản hồi thấp dẫn đến một số sai sót trong quá trình quản lý công nợ.
- Kế toán viên không tìm ra được nguyên nhân cho sự chênh lệch giữa công nợ phải thu và biên bản đối chiếu công nợ.
Có nhiều sai sót trong quá trình việc thực hiện hạch toán
Việc hạch toán là một trong những công việc cực kỳ quan trọng đối với kế toán viên. Tuy nhiên, kế toán sẽ gặp phải một số những sai sót khi làm việc.
- Kế toán viên chưa chỉnh lại toàn bộ số dư công nợ giống với kết quả của tòa án
- Trong trường hợp có một số khoản tiền do khách hàng trả tiền dịch vụ, kế toán viên không rõ đó là khoản tiền thu về của dịch vụ nào nên ghi là người mua trả tiền trước. Nhưng thực chất thì khoản tiền mới thu về lại thuộc về mục doanh thu của doanh nghiệp
- Hạch toán nhầm mã công nợ chi tiết của công ty
- Tiến hành bù trừ vào khoản nợ phải thu, phải trả cho các khách hàng dẫn đến sự nhầm lẫn khi hạch toán
- Kế toán viên quên mất việc không tiến hành bù trừ công nợ cho khách hàng
- Kế toán viên tự ý tiến hành hạch toán các khoản tạm ứng không phục vụ cho mục đích công việc của doanh nghiệp
Thiếu sót trong vấn đề trích lập và xử lý nợ
- Lập dự phòng theo quy định tại NĐ9 mà chưa có đủ hồ sơ quy định tại TT107
- Chưa xử lý những điều khoản công nợ có số dư trên 3 năm đã được trích lập dự phòng
- Một số khoản nợ phải thu có số dư từ nhiều năm trước được chuyển sang nhưng đơn vị vẫn chưa có biện pháp đôn đốc thu hồi nợ.
- Công nợ phải thu còn tồn đọng kéo dài, chưa tìm ra nguyên nhân và có hướng xử lý kịp thời
- Đối với các công ty phải thu nội bộ, chưa bù trừ hết các công nợ nội bộ do để không đúng tính chất của tài khoản.
Chưa thực sự chặt chẽ trong công tác thu hồi nợ
- Quản lý công nợ lỏng lẻo do không tuân thủ các quy định thanh toán trong hợp đồng kinh tế đã ký kết. Điều này dẫn đến không có đủ cơ sở ràng buộc trách nhiệm với khách hàng và làm phát sinh nợ khó đòi
- Công tác thanh quyết toán, đối chiếu công nợ không được triển khai thường xuyên gây khó khăn trong việc thu nợ
- Một số khoản nợ không xác định được đối tượng phải trả nên không có biện pháp xử lý
- Công tác đôn đốc thu hồi nợ không được tiến hành thường xuyên
- Tồn tại một số công nợ khó đòi, chưa tìm được phương hướng giải quyết
Có nên sử dụng phần mềm quản lý công nợ cho khách hàng miễn phí không?
Hiện nay, trên thị trường có hai loại phần mềm quản lý công nợ là phần mềm trả phí và miễn phí. Mỗi loại sẽ có những ưu nhược điểm khác nhau tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp. Vậy có nên sử dụng các phần mềm quản lý công nợ miễn phí hay không?
Phần mềm miễn phí cho phép người dùng cài đặt và sử dụng mà không cần phải trả bất kỳ khoản chi phí nào. Nhờ đó mà doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được đáng kể nguồn chi phí. Phần mềm miễn phí thường phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, mới thành lập, có ít nguồn vốn và không yêu cầu quá nhiều tính năng. Bên cạnh đó, loại phần mềm này thường có giao diện đơn giản, dễ dùng do đó đội ngũ nhân viên và quản lý sẽ không mất quá nhiều thời gian để tìm hiểu và học cách sử dụng.
Phần mềm quản lý công nợ khách hàng có ưu nhược điểm nhất định
Bên cạnh một số ưu điểm trên, phần mềm quản lý công nợ miễn phí cũng còn tồn tại một số nhược điểm riêng:
- Trước tiên, loại phần mềm này không có đầy đủ tính năng nâng cao mà doanh nghiệp cần, đặc biệt là những doanh nghiệp có quy mô lớn, lượng công việc phải xử lý rất nhiều. Điều này sẽ trực tiếp gây ra những khó khăn trong quá trình hoạt động và thu hồi công nợ của kế toán viên.
- Đối với phần mềm miễn phí, nhà cung cấp cũng không nhận được bất kỳ khoản tiền nào từ người dùng. Vì vậy, họ thường không chú trọng phát triển và nâng cấp các công nghệ hiện đại. Điều này dẫn đến việc phần mềm thường xuyên xảy ra lỗi trong quá trình sử dụng.
- Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ không nhận được bất kỳ sự hỗ trợ nào từ nhà cung cấp, doanh nghiệp phải tự tìm hiểu và tìm ra biện pháp khắc phục từ bên ngoài.
- Một nhược điểm khác của phần mềm miễn phí là tính bảo mật thấp, dữ liệu của doanh nghiệp dễ dàng bị mất cắp, hệ thống máy tính thường xuyên bị virus tấn công.
- Có thể thấy, mặc dù phần mềm quản lý công nợ miễn phí có nhiều lợi ích nhưng nó cũng khiến doanh nghiệp gặp một số rắc rối. Do đó, bạn cần phải cân nhắc thật kỹ các ưu nhược điểm, đồng thời xem xét nhu cầu của doanh nghiệp để chọn loại phần mềm quản lý phù hợp nhất.
Lợi ích của phần mềm quản lý công nợ
Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý công nợ?
Nếu như sử dụng sổ sách, excel thường sẽ xảy ra một số sai sót trong việc quản lý, dữ liệu không đảm bảo thì việc sử dụng phần mềm quản lý công nợ sẽ khắc phục được những hạn chế này và mang đến bạn nhiều lợi ích sau:
Giúp tiết kiệm thời gian, công sức
Khi sử dụng phần mềm quản lý công nợ thông minh, nhân viên sẽ không cần phải nhập dữ liệu hay tính toán bằng tay. Bên cạnh đó, phần mềm sẽ tự động ghi nhận công nợ khi phát sinh hoạt động nhập hàng, bán hàng và vận chuyển hàng hóa. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian, công sức để bạn có thể làm được những việc quan trọng hơn.
Đồng bộ hóa dữ liệu
Những phần mềm quản lý công nợ thường sử dụng công nghệ điện đám mây để lưu trữ toàn bộ thông tin khách hàng. Nhờ vậy mà bạn không còn lo lắng về vấn đề bị mất dữ liệu khi thực hiện tính toán.
Bên cạnh đó, nhân viên cũng có thể tìm kiếm, cập nhật thông tin các khoản nợ một cách nhanh chóng, đảm bảo độ chính xác cao. Đồng thời việc sử dụng phần mềm sẽ tối ưu hơn so với quản lý bằng excel vì excel thường yêu cầu lưu trữ dữ liệu trong file riêng biệt, không có sự đồng bộ.
Hạn chế tối đa sai sót
Sử dụng các phần mềm quản lý công nợ sẽ giúp bạn hạn chế tối đa những sai sót. Lý do là vì các khoản nợ cũng như thông tin của khách hàng, thời gian mua hàng, tình trạng thanh toán công nợ sẽ được ghi lại chi tiết và lưu trữ cẩn thận. Bạn có thể xử lý và áp dụng thanh toán các khoản thu chi phù hợp cho từng công nợ, ngay cả khi có nhiều giao dịch được tiến hành với cùng một khách hàng.
Một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý công nợ
Thông thường, quá trình xử lý công nợ khách hàng sẽ liên quan đến công việc của kế toán. Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ không thể một mình giải quyết những vấn đề liên quan đến công nợ. Vì vậy, phần mềm quản lý công nợ trở thành giải pháp hàng đầu cho kiểm toán viên hiện nay. Nó mang đến nhiều tính năng hữu ích dưới đây:
Quản lý thông tin công nợ khách hàng
Phần mềm quản lý công nợ cung cấp thông tin khách hàng một cách chi tiết
Quản lý công nợ là vấn đề quan trọng trong việc quản lý tài chính doanh nghiệp vì nó liên quan trực tiếp đến nguồn vốn kinh doanh. Khi quản lý theo phương pháp thủ công sẽ không thể giải quyết được vấn đề tồn đọng và phát sinh.
Trong khi đó, phần mềm quản lý công nợ thông minh có tính năng quản lý thông tin công nợ, hỗ trợ theo dõi và báo cáo công nợ của từng khách hàng. Bạn có thể dễ dàng kiểm tra lịch sử các giao dịch, số nợ, thời hạn nợ và thông tin của khách hàng đang nợ tiền.
Quản lý nhân viên
Phần mềm quản lý công nợ được tích hợp tính năng quản lý nhân viên tương tự với phần mềm quản lý nhân sự. Mỗi nhân viên sẽ nhận được nhiệm vụ cụ thể trong việc quản lý công nợ của doanh nghiệp. Thông qua tính năng này, nhân viên sẽ biết được những việc mình cần làm, có thể làm và không được phép làm.
Bên cạnh đó, quản lý cũng có thể theo dõi, kiểm soát công việc của nhân viên để có thể đánh giá chính xác về kết quả làm việc của họ. Đồng thời, nó giúp nhà quản lý nắm bắt kịp thời những sự cố phát sinh trong quá trình làm việc để nhanh chóng tìm ra hướng giải quyết tốt nhất.
Tính năng bán hàng nợ cho khách hoặc không
Phần mềm sẽ giúp nhân viên xử lý các vấn đề công nợ nhanh chóng
Mỗi ngày, nhân viên bán hàng thường phải tiếp nhận rất nhiều đơn hàng. Vì vậy, họ sẽ khó biết được hạn mức công nợ của khách hàng, không biết khách hàng có công nợ vượt mức cho phép và không đủ điều kiện để tiếp tục đặt hàng.
Khi áp dụng phần mềm này, người dùng có thể rút ngắn quy trình bán hàng, cho phép khách hàng đặt đơn online bằng số điện thoại di động. Đặc biệt, việc tích hợp phần mềm quản lý công nợ sẽ giúp nhân viên nắm được tổng số nợ của khách hàng, để biết có nên tiếp tục bán hàng nợ cho vị khách đó hay không.
Trong trường hợp nhân viên chấp nhận bán nợ, phần nợ chưa thanh toán sẽ được phần mềm chuyển thẳng đến mục ghi nhớ trong báo cáo để kế toán viên có thể dễ dàng quản lý.
Top 5 phần mềm quản lý công nợ
Các phần mềm quản lý công nợ tốt nhất hiện nay có thể kể đến như:
KiotViet
KiotViet là phần mềm được ưa chuộng nhất hiện nay
KiotViet có giao diện khá thân thiện với người dùng, dễ dàng sử dụng và thao tác đơn giản trên phần mềm. Bên cạnh đó, phần mềm này có thể đồng bộ trên nhiều thiết bị khác nhau. Vì thế, nhà quản lý có thể truy cập vào phần mềm và theo dõi các đơn ghi nợ một cách thuận tiện, nhanh chóng ở mọi lúc mọi nơi.
Hơn nữa, KiotViet còn hỗ trợ người dùng sử dụng các tính năng thông minh, kết hợp file Excel góp phần thúc đẩy hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn. Một số tính năng nổi bật của phần mềm gồm: Nhập file Excel công nợ, xuất nhập danh sách hàng hóa, xuất file công nợ ra excel…
Sapo POS
Sapo POS là phần mềm theo dõi công nợ và bán hàng được hơn 68,000 doanh nghiệp tin dùng. Tất cả công nợ của nhà cung cấp, đối tác vận chuyển, công nợ khách hàng đều được quản lý chính xác trên phần mềm. Thay vì mất nhiều thời gian để ghi chép vào sổ hoặc file Excel, Sapo POS sẽ tự động ghi nhận công nợ khi phát sinh các hoạt động nhập hàng, bán hàng và ship hàng. Nhờ đó, bạn chỉ cần nhìn vào danh sách khách hàng là sẽ biết ngay công nợ của từng khách hàng là bao nhiêu.
CrmViet
CrmViet là phần mềm quản lý công nợ khách hàng hoàn toàn miễn phí, sở hữu nhiều tính năng tương tự phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ. Phần mềm này có giao diện đơn giản, thân thiện, cho phép người dùng có thể dễ dàng thực hiện mọi thao tác. Hơn nữa, thông qua phần mềm CrmViet, bạn có thể theo dõi hóa đơn giao dịch cùng những thông tin khách hàng chi tiết nhất.
Một số tính năng nổi bật mà CrmViet mang lại như báo cáo công nợ của từng khách hàng, báo cáo chi tiết công nợ theo từng nhân viên và báo cáo tổng hợp công nợ của từng đơn vị cung cấp.
Trustsales
Trustsales sở hữu nhiều tính năng đa dạng đã thu hút nhiều doanh nghiệp lớn
Trustsales là phần mềm quản lý công nợ tích hợp cùng phần mềm quản lý bán hàng. Nó giúp bạn có thể theo dõi các khoản nợ của khách hàng, nhà cung cấp và quản lý nhân viên để nâng cao hiệu quả trong công việc. Một số tính năng nổi bật của phần mềm Trustsales gồm:
- Quản lý công nợ khách hàng: Nó cho phép người dùng nắm được các báo cáo liên quan đến khách hàng cụ thể để biết được tình hình công nợ của họ. Ngoài ra, Trustsales cũng cung cấp những thông tin chi tiết về danh sách khách hàng, bạn chỉ cần sử dụng bộ lọc để tìm kiếm những dữ liệu cần thiết.
- Quản lý công nợ đơn vị vận chuyển: Trustsales liên kết với nhiều đơn vị vận chuyển, hỗ trợ giao hàng tiện lợi hiện nay. Đồng thời những công nợ của nhà vận chuyển sẽ được hiển thị đầy đủ trên phần mềm để bạn có thể quản lý dễ dàng hơn.
- Quản lý công nợ nhà cung cấp: Mọi công nợ của nhà cung cấp sẽ được lưu trữ và thống kê chi tiết để bạn nắm được thông tin, tình trạng công nợ của công ty.
- Quản lý nhân viên: Trustsales cho phép phân quyền cho từng nhân viên để đảm bảo an toàn thông tin và giúp họ nắm được những việc cần làm.
Phần mềm 1A
Với phần mềm kế toán 1A, công nợ của khách hàng và nhà cung cấp sẽ được tự động ghi nhận khi lập hóa đơn mua bán hàng. Sau khi nhập xong chứng từ, bạn có thể xem tổng số công nợ ở các báo cáo hoặc màn hình quản lý khách hàng đối tác.
Phần mềm 1A được đánh giá là một trong những phần mềm quản lý công nợ hiệu quả vì nó có thể theo dõi công nợ chi tiết đến từng hóa đơn, từng hợp đồng của cùng một đối tượng. Bên cạnh đó, phần mềm còn xuất hiện cảnh báo nếu bạn có phiếu thu chi hoặc hóa đơn chưa được áp thanh toán, thông báo số ngày nợ của hóa đơn. Điều này giúp bạn không bỏ sót nợ của khách hàng, nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển…
Hiện nay, phần mềm 1A còn tích hợp với nhiều nhà cung cấp hóa đơn điện tử lớn như BKAV, VNPT, Viettel…
Như vậy, Winmap DMS đã cung cấp đến bạn những thông tin hữu ích về phần mềm quản lý công nợ và cập nhật Top 5 phần mềm quản lý công nợ chất lượng nhất năm 2022. Chúng tôi hi vọng bạn đã nắm được những thông tin quan trọng và hẹn gặp lại bạn ở bài viết tiếp theo.
