Hiện nay, nhiều doanh nghiệp ngày càng có nhu cầu sử dụng các quần mềm quản lý dự án để tiết kiệm thời gian, công sức và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Vậy phần mềm quản lý dự án là gì? Winmap DMS sẽ giúp bạn trả lời cho câu hỏi trên tại bài viết này nhé!
Phần mềm quản lý dự án là gì?
Giải thích cho bạn về phần mềm quản lý dự án
Phần mềm quản lý dự án là một công cụ quản lý các hoạt động phát sinh trong công việc của doanh nghiệp, cá nhân, phòng ban chức năng, chủ dự án, hoặc công ty. Đây có thể xem là một giải pháp hoàn hảo dành cho những nhu cầu mà nhà quản trị đưa ra. Từ việc lập kế hoạch cho đến bước thực hiện đều được diễn ra một cách rõ ràng, cụ thể.
Với phần mềm này, bạn có thể dễ dàng điều hướng các yếu tố như tiền bạc, thời gian, tài liệu, bộ phận nguồn lực, nhân viên và khách hàng trên một nền tảng duy nhất. Nó cung cấp cho người dùng nhiều công cụ quản lý khác nhau, từ quá trình lập danh sách việc cần làm đến các biện pháp theo dõi. Công cụ này có thể đảm nhiệm được nhiều vai trò đa dạng, trong cùng một thời điểm thực.
10+ phần mềm quản lý dự án hiệu quả nhất
Các phần mềm quản lý dự án bạn không nên bỏ qua
Dưới đây là 10+ phần mềm quản lý dự án vô cùng tiện lợi và hiệu quả mà bạn không nên bỏ qua:
Ứng dụng quản lý dự án hiệu quả MISA AMIS
MISA AMIS- giúp bạn quản lý công việc mọi lúc mọi nơi
AMIS được biết đến là một phần mềm dùng để quản lý các dự án dựa trên nền tảng quản lý doanh nghiệp của MISA AMIS. Đây là một ứng dụng giúp giải quyết toàn bộ những mặt khó khăn của doanh nghiệp trong giai đoạn thực hiện và quản lý công việc.
Cụ thể là làm tăng năng suất, tối ưu toàn bộ về mặt chi phí, giúp công việc trở nên hiệu quả, đồng thời đem lại nhiều lợi nhuận tốt nhất cho công ty.
Ứng dụng theo dõi tiến độ dự án VietPM trong xây dựng
VietPM- nâng tầm xây dựng
VietPM là một trong số các phần mềm được nhiều tổ chức doanh nghiệp lựa chọn sử dụng. Đặc biệt là các doanh nghiệp ở lĩnh vực xây dựng. Ở đây, các user có thể giám sát các chi tiết nhỏ của quá trình vận hành. Có thể nói, đây chính là một công cụ hữu hiệu trong việc hỗ trợ các quy trình quản lý được dễ dàng và mang lại hiệu quả ngoài sức mong đợi. Dưới đây là một vài tính năng nổi bật của phần mềm VietPM mà bạn có thể tham khảo:
- Phần mềm có thể được sử dụng trên nhiều thiết bị khác nhau như: smartphone, máy tính bảng, PC, laptop,…
- Giúp người dùng theo dõi công việc một cách cụ thể, chi tiết.
- Toàn bộ thông tin luôn được cập nhật nhanh chóng.
- Có thể dễ dàng phân chia công việc cho nhân viên.
App quản lý dự án online Wrike
Quản lý dự án online với Wrike
Wrike là một trong những phần mềm được sử dụng phổ trong quản lý dự án cũng như là trong quản lý tiến độ và công việc. Trong đó, L’Oreal, Western Union là một trong các khách hàng lớn của đơn vị cung cấp Wrike. Đây là một phần mềm đáp ứng được đại đa số doanh nghiệp có quy mô lớn bởi khả năng đáp ứng nhiều tính năng phù hợp mà phần mềm đem lại. Dưới đây là một trong số các tính năng nổi bật của phần mềm Wrike mà bạn có thể tham khảo:
- Tích hợp tính năng giám sát, tự động hóa ứng dụng trên trang Web.
- Kiểm soát thời gian một cách hiệu quả.
- Hỗ trợ tối đa 5 người dùng với gói miễn phí. Tuy nhiên, vẫn có giới hạn tính năng nhưng không đáng kể.
Phần mềm quản lý dự án Due miễn phí
Phần mềm quản lý dự án Duo chính là một công cụ giúp người sử dụng theo dõi tiến độ cũng như là nhắc nhở công việc một cách hiệu quả. Đây là phần mềm khá phổ biến và được sử dụng rộng rãi với nhiều doanh nghiệp đặc biệt là các nhóm làm việc ở quy mô nhỏ. Ứng dụng này không chỉ hỗ trợ người dùng một cách trơn tru kể cả khi không có kết nối internet mà còn cho phép người dùng không cần phải tạo một tài khoản cá nhân nào khác.
Phần mềm quản trị dự án online Liquid Planner
Liquid Planner là một trong số các phần mềm quản lý công việc được sử dụng rộng rãi và phổ biến ở nhiều doanh nghiệp bởi khả năng đáp ứng nhiều công việc với quy mô lớn. Do đó, khoản phí sử dụng ở phần mềm này khá đắt so với mặt bằng chung.
App quản lý tiến độ Jira Software
Quản lý tiến độ cùng Jira Software
Jira Software được mệnh danh là công cụ quản lý dự án của tương lai và được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Tại đây, người dùng có thể thiết lập kế hoạch và theo dõi toàn bộ công việc của mình thông qua phương pháp quản lý Agile hay còn được gọi với tên là “Phương pháp tập trung vào hiệu quả”
Có thể nói, Jira là một ứng dụng vô cùng phù hợp cho các doanh nghiệp liên quan đến những lĩnh vực công nghệ, dùng để triển khai kế hoạch, hoạch định lộ trình phát triển sản phẩm cũng như là báo cáo các lỗi về phần mềm hoặc đề nghị nâng cấp.
Ứng dụng Microsoft Project
Project Manager- quản trị dự án hiệu quả
Microsoft Project là một sản phẩm được phát triển bởi Microsoft. Đây là một trong số các phần mềm giúp quản lý ngân sách cũng như là giám sát tiến độ hoạt động, số lượng công việc, xác định và sắp xếp thứ tự công việc một cách chọn lọc. Hiện nay ứng dụng này đã và đang được sử dụng rộng rãi ở nhiều doanh nghiệp, cá nhân.
Phần mềm quản trị dự án hiệu quả Project Manager
Project Manager- quản trị dự án hiệu quả
Project Manager là phần mềm quản lý dự án theo một thời gian thực, nhằm theo dõi lịch trình, đo lường công việc một cách chính xác và cụ thể. Một vài ưu điểm của phần mềm này đó là:
- Quản trị dự án hiệu quả bằng sơ đồ Gantt.
- Lập kế hoạch cho các dự án.
- Theo dõi thời gian và lên lịch trình công việc cần làm.
- Quản lý và giao công việc một cách logic.
App quản lý dự án Trello
Tối ưu hóa công việc với Trello
Trello là một trong những phần mềm quản lý dự án được sử dụng rộng rãi ở nhiều quốc gia trên Thế Giới. Phần mềm này hoàn toàn miễn phí cho người sử dụng, tuy nhiên nó sẽ có một số giới hạn ở vài tính năng so với phiên bản pro (trả phí). Điểm mạnh của ứng dụng chính là quá trình giao và nhận việc của các cá nhân trong dự án vô cùng logic và nhanh chóng.
Một số ưu điểm của ứng dụng quản lý dự án
Ưu điểm của ứng dụng quản lý dự án
Phần mềm quản lý dự án này có rất nhiều ưu điểm khác nhau nhằm đem lại cho người dùng những trải nghiệm tốt nhất. Có thể nói nó là một trong số các công cụ hữu ích nhất đem đến lợi thế cạnh tranh cao nhất cho chủ sở hữu nói chung cũng như nhà sáng lập nói riêng.
Nền tảng all-in-one
Một trong những ưu điểm nổi bật nhất của phần mềm quản lý dự án chính là dựa vào nền tảng all-in-one.
Nói một cách dễ hiểu ở nền tảng này toàn bộ đội ngũ có thể triển khai kế hoạch, phân công nhiệm vụ và giám sát toàn bộ tiến trình công việc cũng như là quản lý thời gian, và lưu trữ tài liệu một cách hiệu quả.
Toàn bộ khía cạnh trên đều được lưu trữ trên một nền tảng duy nhất. Điều này tạo sự thuận tiện trong việc hoạch định và quản lý dự án của doanh nghiệp nói chung cũng như các cá nhân nói riêng.
Giám sát toàn cảnh
Có thể nói, đây là một trong những điểm nổi bật của phần mềm quản lý dự án. Tại đây, người dùng có thể biết được phần thực hiện của mình có phù hợp với tổng thể kế hoạch được đưa ra hay không, hoặc có khớp với chiến lược mà công ty đề ra ban đầu không.
Điều này không chỉ góp phần thúc đẩy tập thể hoàn thành các nhiệm vụ đề ra nhanh hơn mà còn đem lại năng suất làm việc hiệu quả.
Đặc biệt, ưu điểm của phần mềm này là có thể hạn chế được các tình trạng vượt ra khỏi phạm vi dự án đề ra. Ngoài ra, những bên liên quan vẫn có thể đánh giá tiến trình dự án, tránh các thông tin sai lệch nếu như họ được cấp quyền truy cập vào hệ thống.
Khả năng dự báo
Ưu điểm tiếp theo của phần mềm quản lý dự án đó là giúp người dùng xác định rủi ro, đưa ra các dự đoán và đề xuất cách giải quyết phù hợp.
Nếu có hiện tượng dự án vượt ra khỏi ngân sách hoặc quá thời hạn, các công cụ sẽ đưa ra cảnh báo cho công ty về những rủi ro mà họ có thể đối mặt. Từ đó, giúp tối ưu hóa quá trình ra quyết định của doanh nghiệp bằng việc đề ra cách giải quyết nhanh chóng nhất trước khi quá muộn.
Thúc đẩy khả năng hợp tác và trao đổi
Nói một cách dễ hiểu thì các công cụ này sẽ tạo ra điều kiện trao đổi hợp tác dựa trên những vấn đề liên quan đến nhiệm vụ của dự án trong nội bộ công ty. Đồng thời, mọi cá nhân/ doanh nghiệp có thể sử dụng công cụ này để hợp tác xử lý toàn bộ vấn đề với người quản lý dự án cũng như là các thành viên trong nhóm ở một thời gian xác định. Lúc này, toàn bộ các thành viên trong team đều có thể truy cập vào ứng dụng một cách nhanh chóng để đối phó khi có vấn đề phát sinh.
Các tiêu chí cần nắm rõ khi sử dụng phần mềm quản lý dự án
Bạn cần nắm rõ các tiêu chí khi sử dụng phần mềm quản lý dự án
Dưới đây là một số các tiêu chí mà bạn cần nắm rõ khi chọn lựa phần mềm quản lý dự án cho doanh nghiệp của mình:
Nền tảng sử dụng
Phần mềm quản lý dự án có thể được sử dụng ở nhiều nền tảng khác nhau nhưng nền tảng web là một trong những công cụ phù hợp nhất trong việc quản trị doanh nghiệp. Bởi nền tảng này cho phép user sử dụng phần mềm với thông tin chi tiết, đầy đủ và dễ dàng giám sát. Đồng thời, phần mềm trên trình duyệt web còn giúp nhà quản trị theo dõi dữ liệu ở bất cứ đâu với bất kỳ thời gian nào họ muốn.
Ngoại trừ nền tảng web, nhà thiết kế còn cho phép các nhà quản lý theo dõi qua các ứng dụng trên thiết bị smartphone. Tuy nhiên, nền tảng này không được đánh giá cao so với nền tảng sử dụng trên PC.
Nhóm chức năng cần phải có
Dưới đây là một vài nhóm chức năng cơ bản mà các phần mềm quản lý dự án cần phải có khi muốn vận hành doanh nghiệp của mình:
Quản lý dự án:
- Thành lập dự án mới.
- Giám sát toàn bộ thông tin chi tiết về dự án.
- Theo dõi tiến độ và tình trạng cập nhật của dự án.
Quản lý nhân sự:
- Bổ sung nguồn lực tham gia dự án.
- Giám sát tất cả thông tin nhân sự.
- Theo dõi vị trí của nhân sự trong dự án.
- Thống kê số lượng nhân sự của dự án.
Quản lý công việc:
- Theo dõi các nhiệm vụ, công việc trong từng dự án như các app quản lý công việc trên nền tảng IOS và Android.
- Kiểm soát toàn bộ quá trình thực hiện.
Báo cáo công việc
- Báo cáo công việc là hình thức báo cáo đơn vị theo từng thời gian của dự án, nhằm tóm tắt tổng quan toàn bộ quy trình của dự án. Từ đó đánh giá được dự án có hiệu quả hay không.
- Bên cạnh một số chức năng trên, có thể kể đến một vài chức năng khác như: lưu trữ nguồn tài liệu quan trọng, xử lý các tác vụ văn phòng, hợp đồng. Đặc biệt, với các tổ chức hoạt động với nhiều đối tác thì phần mềm này còn có thể cung cấp lưu trữ thông tin đối tác một cách nhanh chóng.
Mức độ bảo mật
Ngày nay, đại đa số doanh nghiệp hầu như ít quan tâm đến mức độ bảo mật của những phần mềm quản lý dự án. Tuy nhiên, thực chất đây mới chính là yếu tố quan trọng nhất.
Toàn bộ thông tin về dự án đều có thể liên quan đến độ thông tin hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, đừng phớt lờ đi yếu tố này khi quyết định lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp cho công ty nhé.
Đồng bộ dữ liệu
Việc đồng bộ dữ liệu trên hệ thống không chỉ giúp các nhà quản trị thuận tiện trong việc cập nhật tình hình làm việc của bộ phận nhân viên mà còn nắm được tình hình, công việc của đồng nghiệp để dễ dàng hỗ trợ nếu họ gặp bất kỳ khó khăn nào.
Như vậy, Winmap DMS đã giải thích cho bạn câu hỏi phần mềm quản lý dự án là gì kèm theo 10+ phần mềm quản lý dự án hữu ích đang được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Mong rằng toàn bộ những thông tin trên có thể giúp ích được cho bạn trong việc tìm được phần mềm quản lý dự án phù hợp với doanh nghiệp mình nhé!
